فردا

اولویت­های خود را تعین کنید

پس از انتخاب اهداف مشخص، واقع بینانه و قابل دسترس، هدف بعدی تصمیم­گیری در مورد این است که به ترتیب به سوی کدام یک حرکت کنید. متأسفانه پیدا کردن اولویت­ها همیشه آسان نیست. در پژوهشی که بین 1300 مدیر و از جمله پانصد رئیس شرکت انجام گرفت نشان داده شد که اغلب در اولویت­بندی ضعف دارند و این در همه جا دیده شده است.

هر چند که تعین اهدف مشخص و روشن تنها راه تضمین استفاده خردمندانه از هر ثانیه در 168 ساعت موجود در هفته است اما تعین اولویت­ها تنها راهی است که می­توانید مؤثرتر و پربارتر در جهت رسیدن به اهدافتان کار کنید.

چگونه اهدافتان را اولویت بندی کنید

بگذارید با اولویت­بندی اهداف « چرایی » که دلیل اصلی انجام بسیاری از کارها در زندگی هستند شروع کنیم. این گونه اهداف مسائلی را شامل می­شوند که مربوطند به:

می­توانید اولویت­های اهداف « چرایی » زندگی خود را از اعمال روزمره­تان دریابید، زیرا همواره کارهای اولویت بخشیده را به سایر کارها ترجیح می­دهید.

زمانی که تصمیماتی می­گیریم که سخت با اهداف « چرایی » ما در تضاد باشند نتیجه­اش تعارضات عاطفی و از طرف دیگر بالا رفتن میزان فشار روانی خواهد بود که اغلب به بیماری­های جسمی نظیر افسردگی، اضطراب، زخم­ها ( مانند زخم معده )، فشار خون بالا و بیماری­های قلبی منجر می­شود. بنابراین تا آن جا که امکان دارد مطمئن شوید که بین اهداف « چرایی » و اهداف « چیستی » و « چگونگی » نه تنها تعارضی نباشد بلکه هماهنگی برقرار باشد.

ایجاد فهرستی از کارهای اولویت­دار

این لیست به شما اجازه می­دهد که به طور عینی کارهایی را تشخیص دهید که از اولویت­های کم­تری برخوردارند. برای تهیه چنین فهرستی برای دو عامل مهم که اولویت هر کاری را تعین می­کند ارزش عددی یک تا سه در نظر بگیرید: فوریت، و اهمیت آن­ها

فوریت × اهیمت = اولویت

• کاری که از اولویت بالایی برخوردار است هم فوری است و هم مهم.
• کاری که از اولویت متوسط برخوردار است می­تواند هم فوری باشد و هم مهم، اما هرگز هر دو آن­ها نیست.
• کاری که از اولویت کم­تری برخوردار است نه مهم است نه فوری.

به عنوان مثال، آمادگی برای شرکت در یک جلسه­ی از قبل تعین شده مثلاً ساعت 11 امروز فوریت دارد ( ساعت 11 صبح ضرب­الاجلی است که فوریت آن را تعین کرده است ).

فهرستی از تمام کارهایتان بنویسید. اگر در هر مسئله­ای انتخاب­های مختلفی دارید، هر کاری را در معرض قضاوت قرار دهید و از خود بپرسید:

• چرا این کار را من انجام می­دهم؟
• چگونه این کار مرا در دست­یابی به یکی از اهداف زندگی­ام یاری می­رساند؟
• آیا می­توانم آن را از راه دیگری انجام دهم تا در وقتم صرفه­جویی کنم؟
• آیا این کار باید به فرد دیگری تفویض شود؟
• آیا اصلاً می­توانم این کار را حذف کنم؟

در صورتی که این کار حتماً باید انجام پذیرد، آن هم فقط توسط شما، اهمیت آن را طبق مقیاس زیر درجه­بندی کنید:

سپس فوریت آن را با مقیاس مشابه درجه­بندی کنید:

برای محاسبه اولویت کارها هر دو نمره را در هم ضرب کنید. اکنون ماتریس مدیریت کارها را که در زیر آمده است پر کنید، از طریق مدل­هایی که در بالا توصیف شده، تعین کنید که هر کاری به کدام یک از مربع­ها تعلق دارد.

1. اولویت بیش­تر: باید انجام شود

در این مربع کارهایی را بنویسید که هم از لحاظ اهمیت و هم از لحاظ فوریت نمره سه گرفته­اند. تا زمانی که به این کارها رسیدگی نشود به هیچ کدام از فعالیت­های دیگر نباید پرداخت.

2. اولویت متوسط: مهم اما بدون فوریت – قابل تأخیر

در این مربع کارهایی را بنویسید که از لحاظ فوریت نمره یک یا دو گرفته­اند، هر چند که از لحاظ اهمیت نمره سه گرفته­اند.

3. اولویت متوسط: فوری اما غیر مهم – قابل حذف

کارهایی که در این قسمت نوشته می­شوند از درجه سه فوریت و از درجه یک یا دو اهمیت برخوردارند. بسیاری از این فعالیت­ها که در ابتدا به نظر سرگرمی می­رسند در واقع دام­هایی برای سرگرم شاختن شما هستند و بازده ناچیزی دارند. این کارها را می­توانید حذف کنید و یا به تعویق اندازید.

4. بدون اولویت: نه مهم نه فوری – حذف کنید

در این مربع کارهایی را بنویسید که هم از لحاظ اهمیت و هم از لحاظ فوریت نمره یک گرفته­اند. هر کاری را که در این مربع قرار می­گیرد می­توان بدون دردسر کنار گذارد حداقل تا فرصت بعدی.